Od 01.01.2018 r - zmiany w płatności składek ZUS

Aktualnie, zgodnie art. 47 ust. 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnicy składek mają obowiązek opłacania składek na wskazane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych rachunki bankowe za pomocą odrębnych wpłat. 

Wspomniane wpłaty dokonywane są przez przypisywane dla opłacania składek dokumenty płatnicze, posiadające dedykowane pola identyfikujące składki i płatnika składek. Płatnik składek zobowiązany jest do podania identyfikatora numerycznego oraz danych dotyczących wskazujących okres, za jaki opłacana jest składka.

Składki trafiają na cztery centralne rachunki składkowe i na podstawie danych analitycznych, przekazywanych przez Narodowy Bank Polski, przydzielane są po numerach identyfikacyjnych do kont płatników składek. W przypadku niepoprawnie wpisanego identyfikatora nie jest możliwe automatyczne zidentyfikowanie opłaconej składki z kontem płatnika składek. W takim wypadku rekomendowane jest przeprowadzenie procedur wyjaśniających z płatnikiem składek bądź instytucją obsługująca wpłatę.

W odniesieniu do powyższego wymaga wskazania, iż, pomimo, że ten tryb opłacania składek obowiązuje od stycznia 1999 r., to w dalszym ciągu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych trwają liczne postępowania wyjaśniające, które mają na celu zidentyfikowanie niepoprawnie opisanych wpłat. 

Indywidualny rachunek dla płatnika składek

W tym miejscu należy wskazać, iż z dniem 1 stycznia 2018 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 11 maja 2017 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Najistotniejszą z zmian, którą wprowadza ustawa, jest utworzenie indywidualnych rachunków składkowych dla płatników składek. Zmiana będzie dotyczyła wszystkich płatników składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i fundusze pozaubezpieczeniowe. Każdy płatnik będzie posiadał indywidualny numer rachunku składkowego, na który będzie dokonywał jednej wpłaty na wszystkie należności, do których poboru zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Z przedstawionych wyżej regulacji dotyczących opłacania składek wynika, iż płatnik składek w każdym miesiącu wykonuje kilku wpłat na różne rachunki bankowe i wykorzystuje przy tym kilka odrębnych dokumentów płatniczych, co czyni cały proces opłacania składek nie tylko czasochłonnym, ale też i kosztownym. 

Niewątpliwie identyfikacja wpłat z tytułu składek po numerze indywidualnego rachunku składkowego ograniczy w znacznym stopniu liczbę postępowań wyjaśniających prowadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w tym zakresie oraz wyeliminuje wpływ nowych niezidentyfikowanych wpłat. Znacznym ułatwieniem dla przedsiębiorców będzie również ograniczenie ilości informacji wskazywanych na dokumentach płatniczych.

Udostępnienie informacji płatnikom składek o indywidualnym numerze rachunku składkowego

Zakład Ubezpieczeń Społecznych w pierwszej kolejności utworzy konto płatnika składek a następnie wygeneruje numer rachunku składkowego, który będzie przesłany płatnikowi do 31 grudnia 2017 r., za pośrednictwem operatora pocztowego, jako przesyłka zarejestrowana, bądź udostępniany w systemie teleinformatycznym, jeśli płatnik utworzył na nim swój profil informacyjny.  

W przypadku braku otrzymania indywidualnego numeru rachunku składkowego w wyżej wspomnianym terminie, płatnicy zobowiązani są do powzięcia kontaktu z terenową jednostką organizacyjną Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przed kolejnym terminem opłacenia składek. Uzyskanie informacji o numerze rachunku składkowego jest również kontakt telefoniczny z Centrum Obsługi Telefonicznej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Kolejność i sposób zaliczania wpłat na należności dokonanych na rachunek składkowy 

Następnie nadmienić należy, iż aktualnie Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokonuje rozliczenia wpłaty zrealizowanej przez płatnika składek na koncie płatnika i zewidencjonowania danych na koncie ubezpieczonego za oznaczony miesiąc kalendarzowy na podstawie deklaracji oraz raportów imiennych, z uwzględnieniem oznaczenia dokonanym przez płatnika składek na dokumencie płatniczym.

W przypadku, gdy wpłata składek na ubezpieczenia społeczne jest niższa od kwoty należnych składek, to w pierwszej kolejności rozlicza się ją na pokrycie należnych składek na fundusz emerytalny i na otwarte fundusze emerytalne.

Z kolei, gdy wpłata składek na ubezpieczenia społeczne jest wyższa niż kwota należnych składek, to nadwyżkę pozostałą po pokryciu należnych składek na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc kalendarzowy zalicza się proporcjonalnie na pokrycie zaległych należności począwszy od zobowiązań o najwcześniejszym terminie płatności. 

Z dniem 1 stycznia 2018 r. nastąpi zmiana w sposobie regulacji rozliczania wpłat, zarówno niedopłat, jak i nadpłat. W przypadku, gdy na koncie płatnika powstaną zaległości, w pierwszej kolejności rozliczeniu będą podlegały należności od najstarszych - według najwcześniejszej daty powstania zobowiązania. Niewątpliwie celem wprowadzenia powyższych zmian było nie tylko ograniczenie przedawniania się należności z tytułu składek, lecz również ochrona płatnika w postaci wstrzymania narastania odsetek za zwłokę w przypadku powstania zadłużenia na koncie.

Podsumowanie

Reasumując wskazać należy, iż podstawowym celem zmiany jest wprowadzenie jednolitego standardu identyfikacji płatnika składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych przez ulepszenie użyteczności systemu poboru danin publicznych z  niewątpliwą korzyścią dla płatników składek poprzez wprowadzenie indywidualnych rachunków składkowych dla płatników składek, na które dokonywana będzie jedna wpłata na wszystkie należności, do których poboru zobowiązany jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych.