Doręczenia w prawie podatkowym – co grozi marynarzowi za nieodebranie pisma z urzędu?

Kluczowym dla zabezpieczenia sytuacji prawnej podatnika jest jego świadomość o toczącym się postępowaniu podatkowym w jego sprawie. Organy podatkowe mają obowiązek zawiadamiać podatnika o podjętych czynnościach w formie pisemnej lub elektronicznej (o ile podatnik wybrał taką formę komunikacji z organami), w związku z czym brak odebrania listu z urzędu skarbowego może mieć negatywne skutki w jego sferze podatkowej i finansowej.

Ogólne zasady doręczeń w oparciu o przepisy Ordynacji podatkowej

Organy załatwiają sprawy w formie pisemnej w postaci papierowej albo elektronicznej. Doręczenia następują w sposób analogiczny, czyli poprzez system teleinformatyczny (jeżeli organ posiada adres do komunikowania się przez portal EPUAP), albo jeżeli takie doręczenie nie jest możliwe pisemnie poprzez operatora pocztowego.

Pisma doręcza się stronie, a gdy strona działa przez przedstawiciela - temu przedstawicielowi. Jeżeli ustanowiono pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi pod adresem wskazanym w pełnomocnictwie.

Pisma doręcza się osobom fizycznym pod adresem miejsca ich zamieszkania albo pod adresem do doręczeń w kraju. Pisma osobom fizycznym mogą być także doręczane w siedzibie organu podatkowego albo w miejscu zatrudnienia lub prowadzenia działalności przez adresata - adresatowi lub osobie upoważnionej przez pracodawcę do odbioru korespondencji. Natomiast w razie niemożności doręczenia pisma w sposób jak wyżej, a także w innych uzasadnionych przypadkach, pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie się adresata zastanie.

W przypadku nieobecności adresata (podatnika) w miejscu zamieszkania albo pod adresem do doręczeń w kraju, pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, a gdyby go nie było lub odmówił przyjęcia pisma - sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy - gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, na której zamieszkuje adresat lub której adres wskazano, jako adres do doręczeń (jest to doręczenie zastępcze pisma).

Jeżeli operator pocztowy nie zastanie adresata (podatnika) w miejscu doręczenia i brak będzie sposobności doręczenia zastępczego pisma, operator przechowuje pismo 14 dni w swojej placówce pocztowej. Tzw. awizo (zawiadomienie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym jak wyżej) wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata lub miejsca wskazanego jako adres do doręczeń w kraju, na drzwiach jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

W przypadku niepodjęcia pisma w terminie 7 dni, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy. Natomiast, w razie braku odbioru pisma w terminie 14 dni, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia tego okresu, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.

W przypadku odmowy przyjęcia pisma przez adresata, pismo zwraca się nadawcy z adnotacją o odmowie jego przyjęcia i datą odmowy. Pismo wraz z adnotacją pozostawia się w aktach sprawy i uznaje się, że pismo doręczone zostało w dniu odmowy jego przyjęcia przez adresata.

Praktyczny aspekt doręczeń

W sytuacji, gdy marynarz nie jest reprezentowany przez pełnomocnika w danej sprawie (pełnomocnictwo szczególne), nie ma ustanowionego pełnomocnika ogólnego albo pełnomocnika do doręczeń i nie posiada aktywnego adresu w platformie e-PUAP, organ będzie przesyłał pisma za pośrednictwem operatora pocztowego na ostatni znany mu adres.

Pracownik operatora pocztowego, jeżeli nie zastanie adresata w domu, pozostawi awizo wskazujące na 7-dniowy termin odbioru listu, następnie po 7 dniach czynności zostaną powtórzone. Skutkiem braku odbioru pisma jest uznanie, iż zostało ono doręczone (domniemanie doręczenia).

Skutki braku odbioru pism nadanych przez organy podatkowe

Organy obecnie prowadzą szereg czynności w sprawach marynarzy, poczynając od czynności sprawdzających, poprzez postępowania podatkowe i egzekucyjne oraz karno-skarbowe.

Brak odbioru pisma w każdej sprawie podatkowej może skutkować prowadzeniem postępowania przez organy na szeroką skalę, o czym podatnik poweźmie informacje w momencie zajęcia jego rachunku bankowego na podstawie tytułu wykonawczego.

Organ ma obowiązek wysłać do podatnika wezwanie w formie pisemnej w trakcie prowadzenia przez organ czynności sprawdzających. Podatnik ma obowiązek współpracować z organem i dostarczyć wymagane przez organ dokumenty oraz wyjaśnienia. W razie braku reakcji ze strony podatnika, organ na tym etapie nie może wydać decyzji, kończy natomiast czynności sprawdzające i wszczyna postępowanie podatkowe.

Wszczęcie postępowania podatkowego następuje poprzez doręczenie podatnikowi (albo pełnomocnikowi ogólnemu) postanowienia o wszczęciu postępowania podatkowego. Odebranie takiego pisma przez podatnika jest sygnałem, że organ weryfikuje jego sytuację podatkową za dany rok podatkowy i na podstawie całokształtu zgromadzonego materiału dowodowego oceni, czy podatnik był zobowiązany do zapłaty podatku za dany rok, czy nie. Podstępowanie podatkowe przed organem pierwszej instancji kończy wydanie decyzji podatkowej.

Decyzja podatkowa musi zostać bezwzględnie doręczona podatnikowi albo ustanowionemu pełnomocnikowi, bowiem od daty doręczenia decyzji podatnik ma 14 dni na odwołanie się od niej do organu wyższej instancji.

Wydanie decyzji przez organ podatkowy pierwszej instancji zawierającej rygor natychmiastowej wykonalności i brak odebrania jej przez podatnika, skutkuje zajęciem rachunku bankowego przez organ.

Brak złożenia odwołania od decyzji organu pierwszej instancji w przepisanym terminie kończy postępowanie, a decyzja staje się ostateczna (minął termin do wniesienia odwołania i termin ten nie został przywrócony), co staje się dla organu podstawą do wszczęcia czynności egzekucyjnych.

W tym miejscu należy wskazać, że decyzja organu pierwszej instancji opatrzona rygorem natychmiastowej wykonalności, decyzja organu pierwszej instancji, od której nie złożono odwołania w terminie, a termin ten nie został przywrócony oraz decyzja organu drugiej instancji, stanowi podstawę do egzekucji. Organy w pierwszej kolejności zajmują rachunek bankowy, świadczenia emerytalno-rentowe, wynagrodzenie za pracę (w przypadku umowy o pracę w Polsce) a następnie, w razie braku zaspokojenia należności, dokonują wpisu do rejestru zastawów rzeczy ruchomych, wpisu hipoteki przymusowej na nieruchomości oraz w ostateczności wydają tytuł egzekucyjny na współmałżonka.

W następstwie wydania decyzji przez organ drugiej instancji (decyzja ostateczna w toku postępowania podatkowego), od której przysługuje skarga do sądu administracyjnego, organy bardzo często dokonują zajęcia rachunku bankowego już w dniu wydania decyzji, co jest działaniem bezprawnym i uniemożliwiającym podatnikowi zapłatę zobowiązania oraz obronę swoich praw.

Pełnomocnicy

Każde postępowanie podatkowe z osobna musi zostać zainicjowane postanowieniem o jego wszczęciu, doręczonym podatnikowi w formie pisemnej albo elektronicznej. Oznacza to, że jeżeli organ wszczyna postępowanie, dotyczące kilku lat podatkowych albo doręcza podatnikowi kilka postanowień z osobna, albo w jednym postanowieniu, wskazuje jakie lata podlegają weryfikacji.

Jeżeli podatnik ustanowił pełnomocnika w zakresie czynności sprawdzających (udzielił mu pełnomocnictwa szczególnego do tej danej sprawy), to nie jest on umocowany do działania w imieniu podatnika w przypadku wszczęcia postępowania podatkowego. Oznacza to, że organ nie może doręczyć temu pełnomocnikowi korespondencji, ani też pełnomocnik, bez stosownego upoważnienia, nie może reprezentować podatnika w tej sprawie.

Sytuacja jest analogiczna w razie wszczęcia przez organ postępowania egzekucyjnego oraz postępowania karno-skarbowego. Wszelka korespondencja będzie nadal doręczana na adres podatnika, bowiem każde postępowanie jest osobnym bytem i kończy się wydaniem odrębnego rozstrzygnięcia.

Na kanwie powyższego - kluczowe jest odebranie każdej korespondencji, która zostanie wysłana na adres podatnika, nawet w przypadku prowadzenia już postępowania przez organ w innej sprawie.

Mając na uwadze powyższe należy bezwzględnie kierować się poniższymi zasadami:

1. Odbieraj wszelką korespondencję z organów podatkowych – dzięki temu zarówno podatnik jak i ustanowiony w sprawie pełnomocnik będzie mógł podjąć wszelkie kroki by zabezpieczyć Twoją sytuacje podatkową;
2. Udziel domownikom pełnomocnictwa pocztowego do odbioru Twojej korespondencji;
3. Jeżeli mieszkasz sam poproś osobę trzecią, aby cyklicznie sprawdzała Twoją skrzynkę pocztową, czy nie otrzymałeś awizo;
4. Ustanów pełnomocnika w sprawie, pełnomocnika do doręczeń albo pełnomocnika ogólnego.

Podsumowanie

Na skutek bieżącej wymiany informacji podatkowych pomiędzy zagranicznymi administracjami podatkowymi podatnicy, mający swoją rezydencję podatkową w Polsce, otrzymują szereg wezwań, dotyczących wypłaty wynagrodzenia z zagranicy, odsetek od lokat na zagranicznych rachunkach bankowych oraz wypłat z wszelakiego rodzaju funduszy kapitałowych.

Co więcej, organy podatkowe w zasięgu miejscowym Izby Administracji Skarbowej w Gdańsku prowadzą na szeroką skalę kontrolę zeznań podatkowych marynarzy, rozliczających się z ulgą abolicyjną i bardzo często razem z postanowieniem o wszczęciu postępowania podatkowego, przesyłają postanowienie o dopuszczeniu dowodów z innych postępowań oraz zawiadomienie o możliwości wypowiedzenia się podatnika co do materiału dowodowego zebranego w sprawie.

Oznacza to, że jeżeli podatnik nie zareaguje na list, to po uznaniu go za doręczony, organ wyda decyzję określającą wysokość podatku do zapłaty za dany rok, jednocześnie pozbawiając podatnika możliwości obrony swoich praw. Jeżeli taka decyzja będzie ostateczna albo zostanie jej nadany rygor natychmiastowej wykonalności, podatnik poweźmie informacje o jej wydaniu dopiero po zajęciu jego rachunku bankowego na kwotę zobowiązania wraz z odsetkami oraz kosztami egzekucyjnymi.

Z uwagi na fakt, że pełnomocnik szczególny jest umocowany do działania tylko w danej sprawie, należy rozważyć ustanowienie pełnomocnika ogólnego do prowadzenia spraw i reprezentacji przed organami podatkowymi albo pełnomocnika do doręczeń.