Poufność to fundament mediacji dla branży morskiej

Wiele sytuacji w obrocie gospodarczym nie zawsze kończy się zgodnie z pierwotnymi założeniami obu stron lub jednej z nich, co w niektórych przypadkach kreuje dość skomplikowane spory między przedsiębiorcami. Naturalnym odruchem dla wielu przedsiębiorców jest rozpoczęcie przedsądowej windykacji, a następnie dość szybkie złożenie pozwu w sądzie właściwym, co nie zawsze jest najbardziej fortunnym rozwiązaniem.

Sama myśl o mediacji jest dla niektórych podmiotów zainteresowanych dochodzeniem swoich roszczeń zbyt „niebezpieczna” z uwagi na fakt, iż w toku negocjacji w obecności mediatora muszą się w pewnym sensie „odsłonić” w zakresie planowanej strategii i posiadanego materiału dowodowego.

Wiele można by mówić o samej mediacji i korzyściach z niej płynących, ale jedną z najbardziej fundamentalnych zasad mediacji jest poufność, która tworzy bezpieczną przestrzeń mediacyjną dla obu stron sporu, tak aby mogły one próbować wypracować ugodę w atmosferze wzajemnego zrozumienia.

Poufność

Barbara Matysiak (Mediator Bałtyckiego Centrum Mediacji Gospodarczych przy BSSC, stały mediator przy Prezesie Sądu Okręgowego w Gdańsku i w Warszawie): POUFNOŚĆ. Ta zasada obowiązuje nie tylko strony, ale też mediatora. Polega na tym, że informacje uzyskane w toku mediacji między stronami i mediatorem, nie mogą być ujawnione osobom trzecim, a mediator również nie może przekazać informacji drugiej stronie, jeśli uzyskał je podczas spotkań indywidualnych ze stroną.

Poufność jest obowiązkowa, bowiem mediator nie może być świadkiem, nie może ujawnić niczego z przebiegu mediacji, chyba że strony zgodnie zwolnią go z obowiązku prowadzenia mediacji. W przypadku przedsiębiorców ta zasada nabiera szczególnego znaczenia, gdyż takie elementy jak tajemnica przedsiębiorstwa, czy know how są często kluczowe dla dalszego funkcjonowania firmy. Poza tym, żadna z informacji z mediacji nie może bez wspólnej zgody obu stron zostać ujawniona w Sądzie, a sędziowie nie mogą wykorzystać tej informacji jako dowodu w postępowaniu procesowym. Podobnie, jeśli strony nie zawarły ugody w toku mediacji, a powołują się na propozycje ustępstw, które były przedmiotem rozmów w toku mediacji, żaden Sąd powszechny nie weźmie tego pod uwagę, jeśli obie strony nie zwolnią się z tajemnicy mediacji.

Radca prawny Mateusz Romowicz (Legal Marine): Dla pełnomocnika profesjonalnego zasada poufności ma kluczowe znaczenie, bowiem daje możliwość, w wielu przypadkach, przekonania Klienta do mediacji. Niektóre sprawy po prostu nie nadają się od razu do batalii sądowej, dlatego też dobrze rozpocząć negocjacje, a najlepiej mediacje. Liczne grono przedsiębiorców ma jednak obawy przed zbytnim „odsłonięciem” się w mediacji, co w mojej ocenie jest błędnym myśleniem. Pamiętajmy, że w sprawach gospodarczych obowiązuje obecnie prekluzja dowodowa, która zasadniczo sprowadza się do tego, że strony w pierwszych dwóch pismach powinny zaoferować sądowi wszystkie posiadane dokumenty w sprawie oraz podnieść wszelkie możliwe twierdzenia. Ewentualne późniejsze wnoszenie dowodów lub twierdzeń, jeśli nie będzie to naprawdę dobrze umotywowane i skorelowane z przesłankami procesowymi wynikającymi z procedury cywilnej może prowadzić do pominięcia przez sąd znacznej części materiału dowodowego.

Warto pamiętać, iż przebieg negocjacji i oferty prezentowane przez strony nie mogą stanowić podstawy do budowania jakichkolwiek przewag procesowych w toku ewentualnego procesu, który miałby miejsce w przypadku niepowodzenia mediacji. Oczywiście, strony mogą dojść do wniosku, że zwalniają mediatora i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z tego obowiązku, tak aby materiał zebrany w mediacji stanowił swego rodzaju wstęp do dalszych prób ugodowego załatwienia sprawy przed Sądem. Tu oczywiście dużo zależy od sprawy i samych stron.

Z moich doświadczeń wynika, że mediacja jest również bardzo ważna dla stron, które biorą udział w skomplikowanych sprawach np. stoczniowych. Takie sprawy wymagają tygodni, a czasami miesięcy analizy stanu faktycznego, aby określić pozycję negocjacyjną strony. Mając powyższe na względzie wielu przedsiębiorców decyduje się na mediacje, która gwarantują poufność, aby ustalić wszelkie niezbędne elementy stanu faktycznego, faktyczny i realny procesowo zakres roszczeń oraz swoją „granicę bólu” jeśli chodzi o ustępstwa w zakresie potencjalnej ugody.

Niektóre tajemnice musza pozostać tajemnicami

Barbara Matysiak (Mediator Bałtyckiego Centrum Mediacji Gospodarczych przy BSSC, stały mediator przy Prezesie Sądu Okręgowego w Gdańsku i w Warszawie): W mojej praktyce wielokrotnie spotkałam się z sytuacjami, kiedy firmy bały się przystępować do mediacji ze względu na technologie, którą posiadają czy szczegóły kontraktów bądź rozliczeń. Obawy też pojawią się w przypadku mediacji, które dotyczą kontaktów ze spółkami Skarbu Państwa.

Kilka lat temu mediowałam z przedsiębiorcą, który produkował materiały do umocnień nabrzeży. Materiały te były zakupione w ramach zamówień publicznych. Firma ta bała się mediować. Jej obawy dotyczyły sytuacji, iż po drugiej stronie był podmiot publiczny. Podmiot ten obawiał się, że jego technologia i wewnętrzne informacje będą w razie nieporozumienia wykorzystane w Sądzie przeciwko niemu przez drugą stronę. Tym bardziej, że mimo trwającej sprawy w Sądzie, oba podmioty współpracowały w ramach kilku zawartych wcześniej kontraktów. Dzięki rozmowom z właściwą osobą decyzyjną tego przedsiębiorstwa, jak również jego pełnomocnikiem, udało się wypracować poczucie bezpieczeństwa, a do mediacji właśnie przekonała go zasada poufności, która oznacza również, że nic co dotyczy sprawy, nie ujrzy światła dziennego w mediach i dobre imię przedsiębiorcy nadal zostanie zachowane. Renoma oraz dobre imię to elementy, na które przedsiębiorcy pracują latami i nie mogą pozwolić sobie na ich utratę, choć mediacje pomiędzy przedsiębiorcami dotyczące naruszenia dóbr osobistych, w tym np. renomy czy dobrego imienia również się zdarzają.

Przedsiębiorcy w dalszym ciągu zapominają, że zasada poufności dotyczy wszelkich spraw oraz informacji, które zostały ujawnione w toku mediacji. Jeśli jednak sprawa trafiłaby na wokandę, to podczas rozpoznawania sprawy przed sądem, żadnej tajemnicy już nie będzie i nie ważne czy chodzi tu o wrażliwe szczegóły kontraktów, know how, relacje, czy wizerunek.

Radca prawny Mateusz Romowicz (Legal Marine): W branży morskiej mamy do czynienia z bardzo specyficznymi sporami, gdzie duże znaczenie ma określona technologia lub know how, które w wielu przypadkach po prostu warunkuje pozycję rynkową danej firmy.

Z uwagi na powyższe wiele firm przystępując do mediacji jest już związanych restrykcyjnymi klauzulami lub porozumieniami o poufności, które skutecznie zabezpieczają interesy stron w zakresie tajemnicy ich przedsiębiorstwa względem ujawniania ich osobom trzecim. Warto zauważyć, iż wiele z wyżej wymienionych stosunków zobowiązaniowych nie znajduje zastosowania do potencjalnych sporów między stronami. Taki stan rzeczy jest oczywiście logiczny, gdyż w innym przypadku strona lub strony mogłyby ograniczyć swoje możliwość dochodzenia roszczeń.

Mimo tego, jedną z kluczowych zasad mediacji jest właśnie poufność, gdyż w innym przypadku, gdyby Sąd przeprowadził rozprawę „za zamkniętymi drzwiami” tzn. bez udziału osób trzecich, mogłoby dojść do sytuacji, w której strony mogłyby powoływać się na przebieg i stanowiska drugiej strony wynikające z mediacji. Taka sytuacja nie może mieć miejsca, gdyż mediacja sama w sobie stanowi bezpieczne forum dla stron do wypracowywania ugody, która, jeśli nie dojdzie do skutku, nie może być źródłem argumentacji procesowej na dalszych etapach sporu, chyba że strony zdecydują inaczej.

Prawne „bezpieczniki” poufności w mediacji

Barbara Matysiak (Mediator Bałtyckiego Centrum Mediacji Gospodarczych przy BSSC, stały mediator przy Prezesie Sądu Okręgowego w Gdańsku i w Warszawie): Należy też podkreślić, że mediator jest zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji nie tylko w związku z prowadzoną mediacją, ale również informacji pozyskanych w trakcie samego przygotowania do niej, w tym dokumentów, które otrzymał do wglądu z Sądu, albo bezpośrednio od stron.

Ta zasada chroni strony, gdyż w przypadku naruszenia przez mediatora zasady poufności ponosi on odpowiedzialność w myśl art. 471 k.c., tj. za szkodę, która wynikła z naruszenia tajemnicy mediacji. Zasada poufności daje stronom komfort w postaci możliwości swobodnej rozmowy, bez obawy, iż każde słowo zostanie zaprotokołowane przez Sąd czy wykorzystane przeciwko nim w trakcie postępowania sądowego. Konsekwencją tego jest często możliwość wyjaśnienia przez strony konfliktów, o których nigdy wcześniej nie miały możliwości porozmawiać.

Zasada poufności nie jest bezwzględna i nie obowiązuje, jeśli strony zwolnią mediatora z obowiązku zachowania tajemnicy mediacji. Podobnie jest też, kiedy mediator w toku mediacji uzyskał informacje, które zgodnie z art. 240 k.k. nakładają na mediatora obowiązek poinformowania organów ścigania o popełnionym przestępstwie lub zamiarze jego popełnienia pod rygorem odpowiedzialności karnej.

Choć mówimy tu o mediacji gospodarczej, w branży morskiej również toczą się postępowania karne. Warto również przypomnieć, iż w mediacjach karnych art. 178a kodeksu postępowania karnego wprost zakazuje przesłuchania mediatora jako świadka co do treści uzyskanych w toku mediacji, z wyłączeniem informacji wskazanych powyżej, wynikających z art. 240 k.k.

Radca prawny Mateusz Romowicz (Legal Marine): Zgodnie z regulacjami wynikającymi z procedury cywilnej postępowanie mediacyjne nie jest jawne. Zarówno mediator, strony jak i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym są obowiązane zachować w tajemnicy fakty, o których dowiedziały się w związku z prowadzeniem mediacji. Strony mogą zwolnić mediatora i inne osoby biorące udział w postępowaniu mediacyjnym z tego obowiązku.

Warto również pamiętać, iż bezskuteczne jest powoływanie się w toku postępowania przed sądem lub sądem polubownym na propozycje ugodowe, propozycje wzajemnych ustępstw lub inne oświadczenia składane w postępowaniu mediacyjnym.

Jak widać z powyższego, ustawodawca stworzył jeszcze jeden „bezpiecznik” dla strony w zakresie poufności w mediacji. Nawet jeśli któraś ze Stron próbowałaby naruszyć zasadę poufności wynikającą z mediacji, wszystko co w tym zakresie zaoferuje sądowi będzie bezskuteczne, co sprowadza się do tego, że sąd w istocie nie weźmie powyższego pod rozwagę orzekając w danej sprawie.

Warto jeszcze podkreślić, iż jeśli w mediacjach biorą udział pełnomocnicy lub też włączają się na późniejszym etapie sporu to bezwzględnie powinni zachować w tajemnicy wszelkie informacje, z którymi zapoznali się w trakcie negocjacji lub mediacji w ramach pertraktacji ugodowych lub które przekazał im Klient w związku z prowadzonymi negocjacjami lub mediacją. Naruszenie zasady poufności pertraktacji ugodowych skutkować może postępowaniem dyscyplinarnym wobec pełnomocnika naruszającego powyższą zasadę.

Podsumowanie

Zasada poufności jest to z założenia fundament do budowania zgody w mediacji. Właśnie poprzez tę zasadę możemy bezpiecznie szukać rozwiązania, a mediacja nie jest po to, aby poznać strategię procesową drugiej strony i wykorzystać ją w sporze, ale aby w zaufaniu szukać przestrzeni do zgody, która ostatecznie doprowadzi do polubownego rozwiązania sporu. Jak wynika z wielu doświadczeń praktycznych, dzięki wprowadzeniu do mediacji zasady poufności również spółki Skarbu Państwa chętnie przystępują do pertraktacji i w tych postępowaniach nie są zerojedynkowym negocjatorem, ale faktycznym partnerem dążącym do zgody.

Jak wskazano powyżej, również ustawodawca zadbał o to, aby dyscyplinować niewłaściwe postawy Stron, w sytuacji, gdyby chciały one wykorzystać mediację niezgodnie z jej celem.