Dlaczego warto korzystać z mediacji w branży morskiej?

Głównym celem niniejszej publikacji jest zaprezentowania alternatywnej drogi rozwiązywania sporów, którym jest mediacja. Biorąc pod uwagę wiele czynników, które zostaną zaprezentowane przez autorów w poniższej publikacji, wniosek jest zasadniczo jeden: w obecnych czasach mediacja jest jedną z najbardziej efektywnych i tanich form rozwiązywania sporów dla branży morskiej.

W najprostszych słowach mediacja to sposób na wypracowanie satysfakcjonującego strony, pozostające w sporze, rozwiązania poprzez dobrowolne i zarazem poufne rozmowy. Osobą prowadzącą te rozmowy jest mediator, który zachowuje bezstronność i neutralność oraz pomaga stronom w wypracowaniu ugody. Strony powinny zaakceptować osobę mediatora, z którym przystępują do mediacji, a mediator powinien zadbać o komfort prowadzonych rozmów, równowagę stron i umiejętne odwentylowanie emocji, które pojawiają się w każdym sporze.Autorzy zaprezentują kluczowe aspekty mediacji z dwóch perspektyw tj. profesjonalnego pełnomocnika oraz mediatora.

"Czas to pieniądz"

Radca prawny Mateusz Romowicz (Legal Marine):

Biorąc pod uwagę czas, który jest nieodzownym i jednym z kluczowych elementów rozwiązywania sporów, mediacja bezdyskusyjnie „wygrywa” z arbitrażem lub sądową drogą rozwiązywania sporów.
W przypadku arbitrażu, w zależności od stopnia skomplikowania sprawy oraz właściwości prawa lub rodzaju samego arbitrażu, strony wchodzące w spór muszą liczyć się z czasokresem od 1,5 roku do 5 lat, który jest bezwzględnie potrzebny do zakończenia sprawy.
Sprawy sądowe, szczególnie w Polsce, to często 5-8 lat, które muszą upłynąć, aby strony otrzymały wyrok w pierwszej instancji (sic!). Biorąc pod uwagę dalszy tok instancyjny, niektóre sprawy trwają nawet po kilkanaście lat, co często prowadzi do sytuacji, w której to w jednym sądzie kilkukrotnie zmieniają się sędziowie rozpatrujący tę samą sprawę.
Powyższe jest oczywiście ściśle skorelowane z bardzo wysokimi kosztami dla stron wchodzących w spór. Niestety wiele zagranicznych arbitraży, których właściwość jest czasami bezrefleksyjnie wskazywana w umowach, okazuje się być bardzo drogim rozwiązaniem. Z moich doświadczeń wynika, że w niektórych przypadkach koszty te sięgają nawet 500.000 EURO za cały spór (oczywiście jest to skorelowane z wartością przedmiotu sporu i stopniem skomplikowania sprawy).
Co więcej, należy pamiętać, iż wybór prawa zagranicznego np. holenderskiego, niemieckiego lub duńskiego, będzie wiązał się z bardzo wysokimi kosztami obsługi kancelarii zagranicznych, które w niektórych przypadkach potrafią oscylować na poziomie 1.500-2.000 PLN netto za 1 godzinę zaangażowania zagranicznego pełnomocnika.
Z kolei sprawy w polskich sądach cechują się wysokimi kosztami, które wynikają przede wszystkim z upływu czasu. Tytułem przykładu, zanim strony sporu wymienią się pierwszymi pismami procesowymi tj. pozew i odpowiedź na pozew, to mija z reguły ok. 7-12 miesięcy, a pamiętajmy, że w tym czasie naliczają się odsetki. Co więcej, każda ze stron musi zaangażować znaczne środki na: wpis sądowy, opłaty za wynagrodzenie biegłych oraz bieżącą obsługę prawną sporu.

Mediator Barbara Matysiak (Bałtyckie Centrum Mediacji Gospodarczych Bałtyckiego Klastra Morsko-Kosmicznego - BSSC):

Mediacja to temat, który w polskim systemie prawnym jest od ponad 20 lat, a wciąż kształtuje się i zakorzenia, ewoluując i dostosowując się do zmieniającej się sytuacji. Temat wciąż nieznany, a w wielu europejskich systemach prawnych istnieje już jako stałe narzędzie do pracy w konflikcie. Przeciętny człowiek niewiele wie o mediacji, profesjonalni pełnomocnicy nie zawsze mają przekonanie do mediacji, ilość spraw kierowanych przez Sądy do mediacji wg danych Ministerstwa Sprawiedliwości z marca 2021 wynosi niecałe 2 %.

Projekty ustaw, przedstawiane w MS prowadzą w kierunku wprowadzenia mediacji obligatoryjnej w sprawach gospodarczych, ale do tego upłynie jeszcze trochę czasu. Mediacja możliwa jest na każdym etapie postępowania, ale również może wyjść od samych stron. Co to oznacza, to iż w momencie podjęcia decyzji o mediacji strony z pomocą mediatora od razu umawiają termin i albo bezpośrednio, albo w przypadku, gdy są z różnych miast czy państw - online, spotykają się i mediują.

Strony same decydują, ile razy i jak często będą mediować. Przy woli zakończenia sporu, jeśli nawet sprawa jest złożona może to potrwać maksymalnie dwa, trzy miesiące, a nie lata. Co więcej z moich doświadczeń wynika, iż strony po takiej mediacji potrafią dalej współpracować, nikt nie czuje się przegrany. Sami pełnomocnicy podkreślają, że szybciej w razie kolejnych sporów można znaleźć rozwiązane, u tych samych klientów, gdyż strony wiedzą, jak mediacja oszczędziła im czas i jakie korzyści za tym idą, a co więcej, to strony same wypracowały rozwiązanie.

Problemy z wiedzą specjalną

Radca prawny Mateusz Romowicz (Legal Marine):

Wielką bolączką w sporach dotyczących sektora gospodarki morskiej jest brak wiedzy specjalnej zarówno po stronie sędziów, ale co gorsza również w wielu przypadkach u biegłych sądowych, którzy w niektórych sprawach jakby nie dostrzegali wagi analizowanych przypadków. Strony sporu muszą pamiętać, że nawet najgorsza i irracjonalna opinia biegłego w pewnym stopniu może „popsuć” im sprawę, gdyż sąd jest nią „związany” w zakresie wiedzy specjalnej. Niestety polski system prawny nie radzi sobie zbyt dobrze z nieudolnymi lub źle wykwalifikowanymi biegłymi sądowymi, co w sprawach morskich bywa wysoce ryzykowne oraz kosztowne.

W Polsce w dalszym ciągu nie doszło do wypracowania sądownictwa zajmującego się szeroko rozumianymi sprawami morskimi np. brak wyspecjalizowanych wydziałów w sądach, które mogłyby być predystynowane do tego, aby orzekać wyłącznie w tego typu sprawach (transportowe, morskie, stoczniowe, etc.).
Niestety, z moich obserwacji jako praktyka wynika, że przez wielu sędziów lub biegłych sprawy morskie są traktowane marginalnie i przy ich rozpatrywaniu nie wnika się głębiej w istotę sporu, co z kolei jest zdecydowanie niekorzystne dla zainteresowanych.

Alternatywą dla wielu przedsiębiorców pozostają spory zagraniczne, które nie zawsze kończą się dobrze dla polskich podmiotów gospodarczych, szczególnie, gdy dana sprawa toczy się w państwie, w którym oponent polskiego przedsiębiorcy ma swoją główną siedzibę. Co więcej, jak już wcześniej wskazałem koszty tych postępowań są w wielu przypadkach horrendalnie wysokie. Często wybiera się arbitraż jako formę mniej sformalizowaną i pozasądową zapominając o tym, że nie wszystkie arbitraże są z założenia „dobre” dla np. stoczni.

Z uwagi na powyższe, na ile to możliwe, trzeba rozmawiać, prowadzić negocjacje, a następnie rozpocząć mediacje, które byłyby skoordynowane przez mediatora z doświadczeniem w branży morskiej. Co więcej, w toku mediacji strony mogą z powodzeniem ustalić, iż każda z nich przedstawi swoją ekspertyzę przygotowaną przez wybranego eksperta lub mogą takiego eksperta wybrać wspólnie. Przy umiejętnym poprowadzeniu mediacji taka droga może zaoszczędzić stronom bardzo dużo czasu, nerwów i kosztów.

Mediator Barbara Matysiak (Centrum Mediacji Bałtyckiego Klastra Morsko-Kosmicznego - BSSC):

Mediator to osoba, posiadająca przygotowanie do prowadzenia mediacji, wpisana bądź na listę stałych mediatorów przy Prezesach Sądów Okręgowych bądź stowarzyszona w organizacjach mediatorów. Mediatorzy pracują na zlecenie Sądów, ale również na zlecenie samych stron. Mediatorzy pogłębiają swoją wiedzę, jak również specjalizują się w rodzajach spraw, jakie przyjmują do mediacji. Im więcej mediacji zostało przeprowadzone przez mediatora, tym większą gwarancję swojego warsztatu daje stronom. Zasadą jest to, iż mediator nie może proponować rozwiązań, ale może tak prowadzić mediacje, tak nakierowywać strony, aż same znajdą to rozwiązane. Jest to dla nich zawsze cenne, bo to ich rozwiązanie i to one miały wpływ od początku do końca, jak sprawa się zakończy. Tym bardziej, że ugoda zawarta przed mediatorem i zatwierdzona przez Sąd, ma rangę postanowienia sądowego/wyroku.
Należy pamiętać o tym, że w czasie mediacji można nie tylko korzystać ze swoich ekspertyz, ale również razem powołać i zaprosić biegłego na mediację, czy inną osobę, która pomoże znaleźć rozwiązane.

Dlaczego w toku mediacji przedsiębiorcy chętnie korzystają z takich form? Po pierwsze dlatego, że mediacja objęta jest tajemnicą. Zasada poufności jest jedną z pięciu podstawowych zasad mediacji (dobrowolność, poufność, akceptowalność, bezstronność, neutralność). Nie można wykorzystać żadnej informacji pozyskanej w toku mediacji, w Sądzie, gdyby strony się nie porozumiały. Po drugie koszt skorzystania z usług biegłego, komornika czy innego specjalisty może być mniejszy niż stawka na zlecenia sformalizowanego podmiotu. Strony właśnie poprzez tajemnicę mediacji nie narażają się, ani na potencjalną utratę wizerunki, ani też na to, że osoby postronne poznają ich know-how.

Często też strony na mediacje zapraszają osoby biorące odpowiedzialność za daną sprawę w swojej organizacji. Wówczas można uszczegółowić ową kwestię, dopytać, od razu rozwiać wątpliwość, uzupełnić wiedzę, co może mieć pozytywne przełożenie w kontekście i rozwiązania sporu i potencjalnej przyszłej współpracy, a strony mają poczucie całościowego zadbania o ich interes.Warto również podkreślić kluczowe znaczenie pełnomocników, w toku mediacji gospodarczej, ale też każdej innej mediacji. Pełnomocnicy specjalizujący się w danej branży pomagają stronom, mając doświadczenie, pamiętać, że to nie sala sądowa, nikt nie rozstrzyga za nich, a każdy kto uczestniczy w mediacji, jest tam, dlatego, aby pomóc stronom pogodzić ich wspólny interes, tak aby kończąc mediacje strony miały poczucie zadbania o nie, zarówno od strony prawnej, finansowej, ale też emocjonalnej.

"Zgoda buduje, niezgoda rujnuje"

Radca prawny Mateusz Romowicz (Legal Marine):

W mojej ocenie jednym z największych plusów mediacji jest to, że strony, jeśli dojdą do porozumienia, rozwiązują spór zgodnie, a więc bez konieczności orzekania w danej sprawie przez sąd lub arbitraż, co prawie zawsze rodzi pewną frustrację po którejś ze stron lub niejednokrotnie, nawet obu.

Wiele sporów wynika z problemów komunikacyjnych między stronami lub zbyt wygórowanych oczekiwań, a czasami po prostu ze zbyt rozbuchanych emocji, które właśnie w przestrzeni prowadzonej mediacji można bardziej uporządkować i zobiektywizować. Pamiętajmy, że wszelkie rozmowy i stanowiska objęte mediacją mają charakter poufny. Zamysł jest taki, aby stworzyć bezpieczną przestrzeń dla obu stron sporu do rozmów pozasądowych pod bacznym okiem wykwalikowanego mediatora.

Z mojego doświadczenia wynika również, że w bardziej rozwiniętych systemach prawnych dąży się do tego, aby załatwiać spory pozasądowo, przykładem może być system amerykański. Powyższe jest powodowane kilkoma kwestiami, które zostały powyżej szeroko opisane. Pamiętajmy również, że przy wielu projektach lub długoterminowych umowach te same podmioty muszą współpracować dalej, co w przypadku rozwiązania sporu w mediacji może wręcz poprawić relacje handlowe między stronami, co sam wielokrotnie miałem okazję obserwować.

Oczywiście po obu stronach musi być wola czynienia sobie wzajemnych ustępstw i chęć zrozumienia stanowiska drugiej strony w celu wypracowania ugody. Trzeba pamiętać, iż ugoda zawarta przed mediatorem jak najbardziej może stać się również tytułem wykonawczym w przypadku jej niewykonania przez stronę.

W mojej ocenie w obecnych czasach każdy prawnik obsługujący przedsiębiorców, szczególnie z branży morskiej, powinien mieć na uwadze taką formę rozwiązywania sporów i starać się korzystać z niej jak najczęściej, gdyż jak widać z powyższych rozważań przynosi ona korzyści dla wszystkich.
Tym, co również podoba mi się w formule mediacji jest to, że strony mogą „ułożyć” we własnym zakresie sposób prowadzenia rozmów, np. poprzez ustanowienie pewnych zasad lub harmonogramu prezentowania stanowisk, co znacząco usprawnia proces wypracowywania potencjalnej ugody.

Mediator Barbara Matysiak (Centrum Mediacji Bałtyckiego Klastra Morsko- Kosmicznego - BSSC):

To co na pewno wyróżnia mediacje, jako alternatywę rozwiązywania sporów, to możliwość mediacji na każdym etapie sporu i w każdej sprawie, którą strony chcą poddać mediacji. Jeśli tylko przedsiębiorca ma wolę mediacji, to taka mediacja się odbędzie. W branży morskiej, która z racji swojej specyfiki ma ogromną różnorodność sporów, mediacja daje różnorodne możliwości, zarówno w postaci odformalizowanego procesu mediacji, ale też szybkości, niskich kosztów w porównaniu do Sądu czy arbitrażu, czy mediowania na odległość, co jest dobrym narzędziem do budowania zgody.

Z moich doświadczeń wynika, że świadomość i kultura prawno-mediacyjna, choć powoli, to jednak rozwija się. Do mediacji przystępują również podmioty, które są finansowe ze środków publicznych, a reprezentanci tych podmiotów przystępując do mediacji, faktycznie szukają porozumienia, a nie traktują mediacji jako zerojedynkowej negocjacji.

Podobnie jest też w przypadku dużych przedsiębiorstw, a jest to widoczne na przykładzie dobrowolności mediacji. Ta zasada choć oczywista, często była wykorzystywana przez strony. Zwłaszcza w sporach gospodarczych, gdzie zdarzało się, że osoby decyzyjne w sporze zasłaniały się tą zasadą i rezygnowały z mediacji poniekąd ściągając z siebie odpowiedzialność np. przed zarządem. Bo, mimo że w mediacji to my mamy wpływ na rozwiązanie, i to strony są autorami ugody, to oddając los spraw firmowych w ręce Sądu, firmy mogą nawet przy najgorszym postanowieniu/wyroku Sądu zdjąć z siebie odpowiedzialność. Zapominając o tym, że sprawy, zwłaszcza o dużym ciężarze gatunkowym potrafią ciągnąć się latami i naraża to firmę na duże koszty, nierzadko na stworzenie rezerw w firmie, koszty pełnomocników a przede wszystkim niepotrzebny stres.

Tu też można podać przykład firmy z Polski, która współpracowała z branżą stoczniową ze Skandynawii. Firma skandynawska nie zapłaciła za wykonane zlecenie, zasłaniając się lukami prawnymi w umowie, która dawała pole do takiego postąpienia. Sprawa trafiła do Sądu, Sąd skierował strony do mediacji. Mimo, że obie strony wiedziały, że praca została należycie wykonana, a zamówienie zgodnie z kontraktem, dostarczone na czas i płatność winna być zrealizowana, firma nie zgodziła się na mediację. Przedstawiciele firm obawiali się, że każde ich działanie, które będzie polegało na odstąpieniu od części żądań narazi ich na złą ocenę zarządu. Teraz obserwuje, iż strony przystępując do mediacji wiedzą już, że to najlepszy sposób rozwiązania sporu, bo to ich rozwiązanie, ich decyzje, ich czas i ich pieniądze, a co najważniejsze dalsza możliwość współpracy.

Podsumowanie:

Perspektywa z jakiej spojrzymy na mediacje, bez względu na to, czy przemawia do nas językiem korzyści, czy jest niepotrzebną alternatywą, dlatego, że jeszcze wciąż za mało się o niej mówi, to najlepsza alternatywa do rozwiązywania sporów. Korzyść jest dla wszystkich. Pełnomocnicy, pomagają swoim klientom rozwiązać spór, oszczędzając czas i pieniądze. Strony nie musza się bać niepewnego rozwiązania, bo same je wypracowują. Sąd nie proceduje sprawy latami, zatwierdza ugodę z reguły na posiedzeniu niejawnym. Wszyscy mają tu wspólny interes. A mediator jest gwarantem budowania zgody i wypracowania porozumienia.
Branża morska coraz częściej korzysta z mediacji, a pośrednia korzyść to wzajemna edukacja firm, która przy okazji mediacji pozwala im na lepsze zawieranie kolejnych kontraktów, a mediatorom i pełnomocnikom daje kolejne doświadczenie, jak można pomagać kolejnym klientom w budowaniu zgody i podnoszeniu kultury prawno-mediacyjnej.