Koronawirus a funkcjonowanie spółki – zgromadzenia, uchwały

Pandemia koronawirusa wpływa na sytuację przedsiębiorców m.in. w branży morskiej, transportowej oraz stoczniowej, utrudniając im także wykonywanie praw i obowiązków korporacyjnych w spółkach prawa handlowego.

Wątpliwości Klientów Kancelarii budzi aktualnie możliwość zwołania i odbycia zgromadzeń oraz posiedzeń organów spółek. Poniżej przedstawiamy przewidziane w ustawie rozwiązania, przy czym zaznaczyć należy, że trwają prace nad nowelizacją przepisów, która ma ułatwić funkcjonowanie spółkom w czasie walki z epidemią.

Przypomnijmy, że Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 roku w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego zakazało organizowania zgromadzeń w rozumieniu art. 3 ustawy z dnia 24 lipca 2015 roku – Prawo o zgromadzeniach. Zakazu nie stosowało się jednak w przypadku, gdy liczba uczestników zgromadzenia wynosi nie więcej niż 50 osób, wliczając w to organizatora i osoby działające w jego imieniu. W rozumieniu ustawy Prawo o zgromadzeniach, zgromadzeniem jest jedynie zgrupowanie osób na otwartej przestrzeni dostępnej dla nieokreślonych imiennie osób w określonym miejscu w celu odbycia wspólnych obrad lub w celu wspólnego wyrażenia stanowiska w sprawach publicznych. Analogiczne rozwiązanie znalazło się w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2020 roku w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii.

Jakkolwiek zgromadzenie określonych imiennie osób nie spełnia definicji zgromadzenia, o tyle należy mieć na uwadze, iż ograniczenia w postaci zamknięcia granic, czy obowiązki w zakresie poddania się kwarantannie mogą wpłynąć na możliwości odbycia zgromadzenia wspólników lub akcjonariuszy. Nie można przy tym wykluczyć pojawienia się kolejnych ograniczeń mających na celu przeciwdziałanie epidemii. Odbywanie posiedzeń i zgromadzeń wiąże się z nadto z ryzykiem w postaci zakażenia.

Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Kodeks spółek handlowych dopuszcza udział w zgromadzeniach przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zarówno w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jak i spółki akcyjnej. W dniu 3 września 2019 roku, ustawą z dnia 19 lipca 2019 roku o zmianie ustawy - Kodeks spółek handlowych do ww. ustawy dodano art. 2341 ksh Przepis ten wprowadził możliwość udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Jak stanowi art. 2341 ksh w stosunku do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - umowa spółki może dopuszczać udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności:

1)transmisję obrad zgromadzenia wspólników w czasie rzeczywistym;
2)dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której wspólnicy mogą wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników;
3)wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

W przypadku gdy umowa spółki dopuszcza udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział wspólników w zgromadzeniu wspólników może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

W uzasadnieniu do ustawy wprowadzającej ww. przepis, wskazano jednak, że pomimo przyjęcia elektronicznej formy zgromadzeń, nie zwalnia to spółki z określenia miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnymi organami spółki.

Podobnie, art. 4065 ksh w stosunku do spółki akcyjnej przewiduje, że statut może dopuszczać udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co obejmuje w szczególności:
1)transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym;
2)dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym, w ramach której akcjonariusze mogą wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w miejscu innym niż miejsce obrad walnego zgromadzenia;
3)wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia.

W przypadku, gdy statut dopuszcza udział w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, udział akcjonariuszy w walnym zgromadzeniu może podlegać jedynie wymogom i ograniczeniom, które są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Podobnie, jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, doktryna podkreśla, że polskie prawo nie pozwala na przeprowadzenie tzw. wirtualnych walnych zgromadzeń, bowiem nawet jeśli uprawnieni do głosu będą korzystać ze środków komunikacji elektronicznej, to na miejscu zgromadzenia obecny powinien być notariusz i przewodniczący zgromadzenia.

Dużym ograniczeniem udziału w zgromadzeniach za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest jednak warunek w postaci przewidzenia takiej możliwości odpowiednio w umowie spółki lub jej statucie. W praktyce jak wynika z doświadczenia Kancelarii niewiele spółek zdecydowało się na wprowadzenie do umowy lub statutu takich rozwiązań.

Przypominamy przy tym, że aby wprowadzić możliwość udziału na zgromadzeniu w formie elektronicznej konieczna jest zmiana umowy lub statutu. Taka zmiana pomimo powzięcia stosownej uchwały będzie skuteczna dopiero od momentu wpisania jej do KRS przez sąd rejestrowy.

Głosowanie pisemne w spółce z o.o.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, jakkolwiek uchwały wspólników są podejmowane co do zasady na zgromadzeniu wspólników, to jednak ustawa przewiduje możliwość podjęcia uchwał bez odbycia zgromadzenia wspólników. Zgodnie z art. 227 § 2 ksh bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Takie rozwiązanie wymaga jednak jednomyślności wspólników, co w praktyce może uniemożliwiać powzięcie uchwały. Należy także zauważyć, że poglądy doktryny nie są jednoznaczne w zakresie możliwości wykorzystania głosowania pisemnego we wszystkich sprawach, sporny pozostaje choćby fakt wykorzystywania głosowania pisemnego w przypadku, gdy ustawa przewiduje głosowanie tajne.

Uchwały rady nadzorczej

Ustawa przewiduje także możliwość podejmowania uchwał przez rady nadzorcze przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Rozwiązanie takie zostało przewidziane zarówno w stosunku do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jak i spółki akcyjnej.

Art. 222 § 4 ksh stanowi, że w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy umowa spółki tak stanowi. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. Taki sposób podejmowania uchwał nie dotyczy wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób. Analogiczne rozwiązania zostały przewidziane w stosunku do komisji rewizyjnej.

Natomiast art. 388 § 3 ksh stanowi, że w spółce akcyjnej podejmowanie uchwał przez radę nadzorczą w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy statut tak stanowi. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały. Taki sposób podejmowania uchwały nie dotyczy wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób.

Podejmowanie uchwał przez rady nadzorcze w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, mimo iż dopuszczalne, zostało uzależnione od tego, czy możliwość taka została przewidziana w umowie lub statucie spółki.

Uchwały zarządu

Możliwość podejmowania uchwał przy wykorzystywaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość przez zarząd nie została wprost uregulowana w ustawie. Brak jednoznacznej regulacji tej kwestii budzi wątpliwości w doktrynie.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością do uchwał zarządu odnosi się art. 208 ksh. Przewiduje on jedynie, że w spółce, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, podjęcie uchwały o ustanowieniu prokury może nastąpić przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Uchwała taka jest opatrywana podpisami elektronicznymi, podpisami zaufanymi albo podpisami osobistymi. Na takich samych zasadach można podjąć uchwałę o zmianie adresu spółki z o.o.

Zasady wynikające z kodeksu spółek handlowych dotyczące wzajemnych stosunków członków zarządu stosuje się jednak tylko wtedy, gdy umowa spółki nie stanowi inaczej. Mając zatem na uwadze, że przepisy ustawy w zakresie uchwał zarządu mają charakter dyspozytywny, część doktryny opowiada się za dopuszczalnością wpisania do umowy spółki postanowień o podejmowaniu uchwał przez zarząd przy wykorzystywaniu środków porozumienia się na odległość.

Ww. kwestie nie zostały uregulowane także w stosunku do zarządu spółki akcyjnej. Art. 371 ksh stanowi jedynie, że jeżeli statut nie przyznaje radzie nadzorczej lub walnemu zgromadzeniu prawa do uchwalenia lub zatwierdzenia regulaminu zarządu, zarząd może uchwalić swój regulamin.

Spółki, których umowy zostały zawarte przy wykorzystaniu wzorca umowy

Należy wskazać, iż umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością może być zawarta również przy wykorzystaniu wzorca umowy. W spółce, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, uchwały wspólników mogą być podjęte przy wykorzystaniu wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku wniosek o wpis do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Co istotne, podjęcie uchwały przy wykorzystaniu wzorca nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, warunkiem jej podjęcia jest jednak wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników. Prawo głosu wykonuje się przez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Przy wykonywaniu prawa głosu wspólnik może zgłosić sprzeciw co do uchwały. Uchwała jest równoważna z uchwałą sporządzoną w formie pisemnej.
Zasady te mają zastosowanie także do uchwał innych organów spółki, której mowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, jeżeli podlegają one przesłaniu sądowi rejestrowemu w celu złożenia ich w aktach rejestrowych.

Umowa spółki zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy może być również zmieniona, w zakresie postanowień zmiennych umowy, w tym również co do wysokości kapitału spółki, przy wykorzystaniu wzorca uchwały zmieniającej umowę spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnionego w systemie teleinformatycznym. W takim przypadku uchwała jest równoważna w formie co do uchwały umieszczonej w protokole sporządzonym przez notariusza.

Podsumowanie

Analiza powołanych powyżej przepisów prowadzi do wniosku, iż aktualnie obowiązujące przepisy nie zabezpieczają wystarczająco organów spółek podczas epidemii koronawirusa. Możliwości elektronicznego podejmowania decyzji znajdą zastosowanie do niewielkiej grupy spółek, które albo przewidziały takie możliwości w swoich umowach albo statutach lub które zostały zawarte przy wykorzystaniu wzorca umowy.

Z doświadczenia Kancelarii wynika przy tym, iż dotychczas niewiele spółek potrzebowało w swoich umowach rozwiązań odnoszących się do udziału w zgromadzeniach poprzez środki komunikacji elektronicznej. Zaistniała sytuacja w postaci epidemii koronawirusa wymaga jednak wyjątkowych rozwiązań. W tym zakresie środowisko przedsiębiorców oczekuje na zapowiadane zmiany przepisów umożliwiające im dostosowanie się do aktualnej rzeczywistości.