Od 01.04.2019 roku: złożenie sprawozdania finansowego spółki w przypadku braku numeru PESEL członka zarządu na nowych zasadach

Z uwagi na zbliżający się termin składania sprawozdań finansowych, przypominamy, iż od dnia 1 kwietnia 2019 roku profesjonalni pełnomocnicy zyskali uprawnienie do składania sprawozdań finansowych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Obecnie, można zatem złożyć sprawozdanie finansowe za pośrednictwem radcy prawnego lub adwokata, nawet w przypadku, gdy członkowie zarządu nie posiadają numeru PESEL.

Nowa procedura składania sprawozdań finansowych

Należy mieć na uwadze, iż składanie sprawozdań finansowych następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości, co uniemożliwia składanie dokumentów w formie papierowej. Aby jednak złożyć dokumenty za pośrednictwem bezpłatnego systemu elektronicznego - Repozytorium Dokumentów Finansowych, konieczne jest posiadanie numeru PESEL. W praktyce było to spore utrudnienie dla spółek, w zarządach których zasiadają obcokrajowcy.

Na mocy ustawy z dnia 06 grudnia 2018 roku o Krajowym Rejestrze Zadłużonych dokonano nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym i upoważniono profesjonalnych pełnomocników do składania sprawozdań finansowych.

Zgodnie z obecnym brzmieniem art. 19 e ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 58a ustawy z dnia 26 maja 1982 r. - Prawo o adwokaturze (Dz. U. z 2018 r. poz. 1184, 1467, 1669 i 2193) i art. 601 ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2018 r. poz. 2115 i 2193), o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Kto może dokonać zgłoszenia sprawozdania w imieniu spółki?

Zgłoszenia sprawozdania finansowego mogą zatem dokonać:

1.osoba uprawniona do reprezentowania podmiotu posiadająca numer PESEL i wpisana do rejestru (a której PESEL został wpisany do Rejestru),
2.prokurent,
3.syndyk,
4.zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym,
5.likwidator,
6.radca prawny lub adwokat.

Złożenie podpisu pod sprawozdaniem finansowym spółki

Trzeba jednak podkreślić, iż opisana zmiana przepisów nie wpływa na obowiązek podpisania sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Osoby nieposiadające numeru PESEL podpisują sprawozdania finansowe kwalifikowanym podpisem elektronicznym, przy czym certyfikat należy uzyskać od certyfikowanego dostawcy. Należy przy tym wskazać, iż podpisy elektroniczne wykupione w państwach Unii Europejskiej powinny być uznawane w Polsce. Zgodnie bowiem z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającym dyrektywę 1999/93/WE kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

Rekomendacja

Kancelaria rekomenduje, aby już teraz podmioty wpisane do KRS dokonały weryfikacji czy osoby uprawnione do ich reprezentowania będą mogły złożyć sprawozdanie finansowe. W przypadku trudności, warto zadbać o umocowanie pełnomocnika do złożenia sprawozdania finansowego.