EMAS – ekozarządzanie i audyt we Wspólnocie 

W sierpniu 2017 r. Komisja Europejska opublikowała rozporządzenie wprowadzające nowe brzmienie załączników I, II oraz III do Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS). Ww. Rozporządzenie weszło w życie z dniem 18.09.2017 r.

Wprowadzone przez KE Rozporządzeniem 2017/1505 zmiany mają ważne znaczenie, ponieważ dotyczą zasadniczych wymagań systemów zarządzania środowiskowego funkcjonujących w organizacjach zarejestrowanych w EMAS. W szczególności wynikają z konieczności dostosowania wymagań EMAS do nowej normy ISO 14001:2015. 

EMAS – kontekst

System ekozarządzania i audytu (EMAS) jest dobrowolnym systemem unijnym, który pomaga organizacji w identyfikowaniu, monitorowaniu i pomiarze jej wpływu na środowisko oraz w składaniu sprawozdań w tej sprawie. 

EMAS wprowadzono po raz pierwszy w 1995 r. a jego przeglądu dokonano w roku 2001 i w tym samym roku rozciągnięto jego obowiązywanie na organizacje sektora publicznego i prywatnego. EMAS jest dobrowolnym narzędziem dostępnym każdej organizacji funkcjonującej w dowolnym sektorze gospodarki na terenie Unii Europejskiej lub poza nią, która chciałaby:

- przyjąć na siebie odpowiedzialność środowiskową i ekonomiczną,

- poprawić efekty swojej działalności środowiskowej,

- poinformować o swoich wynikach środowiskowych ogół społeczeństwa i zainteresowane strony.

EMAS jest uważany za środek umożliwiający włączenie kwestii związanych ze środowiskiem do wspólnego systemu wartości organizacji, mogący przyczynić się do poprawy jej wizerunku. EMAS postrzegany jest nie tylko jako system pozwalający na zmniejszenie kosztów usuwania odpadów, zużycia energii itd.; jest również sygnałem troski o środowisko. Usprawnienia w dziedzinie ochrony środowiska, lepszy wizerunek i niższe koszty to najważniejsze korzyści płynące z przyjęcia EMAS. 

Jednakże, w ciągu ponad 15 lat funkcjonowania EMAS na szczeblach krajowych i międzynarodowych ustanowiono wiele alternatywnych, dobrowolnych narzędzi i norm. Niektóre z tych nowych systemów przyciągają więcej uczestników niż EMAS. Na przykład międzynarodowa norma ISO 14001 stała się wiodącym systemem zarządzania środowiskowego (EMS) i jest chętniej wybierana niż EMAS, ponieważ uważa się ją za mniej uciążliwą. 

Rozporządzenie EMAS 1221/2009 – podstawowe założenia 

Przyjęcie na poziomie Wspólnoty regulacji stało się niezbędnym krokiem, aby ustanowić jeden, wiarygodny system oraz zapobiec powstawaniu różnych systemów krajowych. Takim instrumentem jest właśnie rozporządzenie, które zapewnia wystarczający stopień harmonizacji zasad i procedur rejestracji, weryfikacji i akredytacji, które stanowią zasadnicze elementy EMAS. 

Podstawowym aktem prawnym, który obecnie obowiązuje we Wspólnocie jest Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylające rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE. 

Zgodnie z regulacjami tego Rozporządzenia, zasady działania EMAS i ogólne wymagania dotyczące uczestnictwa opierają się na założeniu, iż organizacje mogą w nim uczestniczyć pod warunkiem opracowania polityki środowiskowej, przeprowadzenia przeglądu środowiskowego, ustanowienia systemu zarządzania środowiskowego, przeprowadzenia wewnętrznego audytu środowiskowego oraz opracowania deklaracji środowiskowej. Po weryfikacji i zatwierdzeniu deklaracji środowiskowej przez niezależnego weryfikatora środowiskowego, organizacja może ubiegać się o rejestrację we właściwym organie. Aby utrzymać rejestrację organizacja musi przedkładać regularne sprawozdania dotyczące poprawy ekologiczności i dostarczyć dowodów na spełnienie stosownych wymogów prawnych w dziedzinie środowiska.  

W Rozporządzeniu EMAS nr 1221/2009 zostały zharmonizowane zasady i procedury akredytacji i weryfikacji. Umożliwiono w nim organizację akredytacji na poziomie europejskim i krajowym. Podkreślono wagę władz publicznych, które powinny stanowić ostatni poziom kontroli publicznej i ustalono ramy umożliwiające uznanie istniejącej organizacji „Europejska Współpraca w Dziedzinie Akredytacji” (EA) jako instytucji pomocnej w zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania systemu rygorystycznej oceny wzajemnej.

W stosunku do poprzednio obowiązującej regulacji dot. EMAS, rozszerzono zakres geograficzny Rozporządzenia EMAS nr 1221/2009, poprzez to, że zezwolono na udział organizacji spoza Wspólnoty. Organizacja spoza Wspólnoty może zarejestrować się w jednym z państw członkowskich, a jej system zarządzania środowiskowego musi zostać zweryfikowany i zatwierdzony przez weryfikatora akredytowanego w państwie członkowskim, w którym organizacja ubiega się o rejestrację.

Rozporządzenie EMAS nr 1221/2009 zawiera także wykaz środków służących ograniczeniu obciążeń administracyjnych i tworzeniu zachęt w tym m.in.:

- uproszczenie procedury rejestracji grupowej,

- zmniejszenie opłat rejestracyjnych dla małych organizacji (MŚP i małych organów władz publicznych),

- władze krajowe w państwach członkowskich mają obowiązek określenia obszarów, w których mogą zmniejszyć obciążenia administracyjne organizacji zarejestrowanych w EMAS w odniesieniu do przepisów w dziedzinie środowiska, np. rzadsze odnawianie zezwoleń, itd. Ustanowiono proces regularnych konsultacji właściwych organów EMAS z organami regulacyjnymi w państwach członkowskich. Komisja organizuje wymianę informacji w tej kwestii,

- zasady dotyczące stosowania logo EMAS zostały uproszczone, zaś obowiązujące ograniczenia zniesione. 

Organizacje rejestrujące się w EMAS mają obowiązek:

- udowodnić przestrzeganie przepisów w dziedzinie środowiska,

- zobowiązać się do ciągłej poprawy efektów ich działalności środowiskowej,

- wykazać, że prowadzą otwarty dialog ze wszystkimi zainteresowanymi stronami,

- zaangażować pracowników w poprawę efektów działalności środowiskowej organizacji,

- publikować i aktualizować zwalidowaną deklarację środowiskową EMAS do celów komunikacji zewnętrznej.

Istnieją również pewne dodatkowe wymogi. Organizacje muszą, bowiem:

- przeprowadzić przegląd środowiskowy (w tym identyfikację wszystkich bezpośrednich i pośrednich aspektów środowiskowych),

  - zarejestrować się za pośrednictwem właściwego organu po pozytywnej weryfikacji ich działalności.

Po zarejestrowaniu, organizacje upoważnione są do stosowania logo EMAS. 

Pojęcie „Organizacja” używane w ramach EMAS oznacza spółkę, korporację, firmę, przedsiębiorstwo, organ lub instytucję, znajdujące się we Wspólnocie lub poza nią, albo część lub kombinację powyższych, posiadające osobowość prawną lub nie, publiczne lub prywatne, mające swoje własne funkcje i administrację. 

EMAS można wdrażać w jednym obiekcie, w kilku lub wszystkich obiektach należących do organizacji prywatnych lub publicznych, w dowolnym sektorze działalności. Obiekt jest najmniejszą jednostką, jaką można zarejestrować. „Obiekt” oznacza geograficznie wydzielony obszar podlegający kontroli zarządczej organizacji, obejmującej działania, produkty i usługi, w tym całą infrastrukturę, wyposażenie i materiały; obiekt jest najmniejszą jednostką, która ma być uwzględniana do celów rejestracji. 

Celem systemu EMAS, wynikającym z zapisów Rozporządzenia EMAS nr 1221/2009, jest wspieranie ciągłej poprawy efektów działalności środowiskowej organizacji poprzez stworzenie i wdrożenie systemu zarządzania środowiskowego, ocena funkcjonowania takiego systemu, dostarczanie informacji o efektach działalności środowiskowej, prowadzenie otwartego dialogu ze społeczeństwem i innymi zainteresowanymi stronami oraz aktywne angażowanie pracowników. Aby zrealizować ten cel, w załącznikach I–IV do Rozporządzenia EMAS nr 1221/2009 określono szczególne wymogi, które muszą być spełnione przez organizacje pragnące wdrożyć EMAS i zarejestrować się w EMAS. 

W części A załącznika II do tego Rozporządzenia zawarto wymogi określone w normie EN ISO 14001: 2004, która stanowi podstawę dla wymogów systemu zarządzania środowiskowego, określonych w tym rozporządzeniu. W części B załącznika II, wymieniono kilka dodatkowych kwestii, które organizacje zarejestrowane w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS) mają uwzględniać, a które są bezpośrednio powiązane z wieloma elementami normy EN ISO 14001: 2004.  

Rozporządzenie 2017/1505 – omówienie

Dnia 15 września 2015 r. opublikowana została nowa norma ISO 14001 (druga edycja normy EN ISO 14001: 2004 została, zatem zastąpiona trzecią edycją, czyli ISO 14001: 2015). W konsekwencji rewizji normy ISO 14001, Komisja Europejska zaktualizowała Załączniki I–III do Rozporządzenia EMAS nr 1221/2009, aby zintegrować wszystkie zmiany. Organizacje, które ubiegają się o rejestrację EMAS, lub które chciałyby odnowić swoją rejestrację, muszą spełnić warunki określone na mocy zaktualizowanych załączników. 

Wdrożenie przedmiotowych zmian nastąpi, gdy organizacje zarejestrowane w systemie EMAS zastosują się do nowych wymogów do 14 września 2018 r. Organizacje, które mają w tym czasie odnowić swoją rejestrację, mogą wybrać jedną z prezentowanych poniżej opcji: 

Opcja A: Jeżeli organizacja ma odnowić rejestrację EMAS przed 14 września 2018 r., może, w porozumieniu z weryfikatorem środowiskowym, zdecydować się na przeprowadzenie zewnętrznej weryfikacji systemu zarządzania środowiskowego i audytu (audyt zewnętrzny) zgodnie z postanowieniami określonymi w Załącznikach I-III przed wprowadzeniem zmian (Rozporządzenie EMAS nr 1221/2009). Jeżeli jednak organizacja zdecyduje się na wybór tej opcji, oświadczenie weryfikatora środowiskowego oraz rejestracja EMAS będą obowiązywać wyłącznie do 14 września 2018 r. Po tym czasie organizacja musi odnowić rejestrację EMAS zgodnie ze zaktualizowanymi postanowieniami zawartymi w Załącznikach I-III określonymi w Rozporządzeniu 2017/1505.  

Opcja B: Jeżeli organizacja ma odnowić rejestrację EMAS przed 14 września 2018 r., może ona, w porozumieniu z weryfikatorem środowiskowym oraz właściwym organem krajowym, odwlec odnowienie rejestracji na sześć miesięcy. Po upływie tego czasu, organizacja musi odnowić rejestrację zgodnie ze zaktualizowanymi postanowieniami zawartymi w Załączniku I-III określonymi w Rozporządzeniu 2017/1505. 

Wymogi EMAS pokrywają się z wieloma wymogami nowo wprowadzonymi w oparciu o zaktualizowaną wersję ISO 14001:2015. Jednocześnie wykraczają poza tę normę. W związku z tym, organizacje zarejestrowane w EMAS będą musiały wprowadzić tylko kilka adaptacji. Organizacje będą musiały uwzględnić nowe wymogi zarówno podczas dokonywania oceny aspektów środowiskowych, jak i wdrażania system zarządzania środowiskowego.

Załącznik nr I reguluje zasady przeprowadzania przeglądu środowiskowego. Załącznik ten określa, w jaki sposób organizacje zarejestrowane w EMAS powinny przeprowadzać przegląd środowiskowy. Przegląd ma na celu identyfikację i ocenę aspektów środowiskowych organizacji oraz stosownych wymogów prawnych odnoszących się do kwestii ochrony środowiska.

Załącznik nr II do Rozporządzenia 2017/1505 składa się z dwóch kolumn: kolumna A stanowi odzwierciedlenie wymogów systemu zarządzania środowiskowego, jakie przedstawione zostały w częściach od 4 do 10 normy ISO 14001, a kolumna B wyszczególnia kwestie, jakie muszą zostać uwzględnione przez organizacje wdrażające system EMAS w uzupełnieniu przedmiotowych wymogów. Aktualizacja części A jest taka sama, jak aktualizacja odpowiednich części normy ISO 14001.  

Załącznik nr III opisuje wewnętrzny audyt, jaki musi być przeprowadzany w organizacji, aby mogła one ocenić swoją działalność środowiskową oraz spełnienie obowiązujących wymogów prawnych.

Wnioski

W związku z Rozporządzeniem 2017/1505, organizacje zarejestrowane w systemie EMAS będą musiały podjąć jedynie niewielkie działania, aby spełnić warunki nowej normy ISO 14001:2015 oraz wytyczne określone na mocy zaktualizowanych Załączników I-III do tego Rozporządzenia. 

Większość zmian dotyczy przeglądu środowiskowego, zapewniając integrację dodatkowych elementów ISO 14001:2015, które powinny zostać uwzględnione w systemie zarządzania środowiskowego. Po przeprowadzeniu przeglądu środowiskowego, organizacje muszą wziąć pod uwagę także te nowe elementy, wdrażając system zarządzania środowiskowego zgodnie z postanowieniami określonymi w zaktualizowanym Załączniku II. Ponadto najwyższe kierownictwo musi wziąć odpowiedzialność za system zarządzania środowiskowego. 

Organizacje dopiero wdrażające EMAS będą zobowiązane określić kontekst organizacyjny swojego systemu zarządzania środowiskowego, zidentyfikować zainteresowane strony oraz ich potrzeby i oczekiwania, uwzględnić perspektywę cyklu życia, podejmując się oceny aspektów środowiskowych, a także zidentyfikować ryzyka i szanse odnoszące się do systemu zarządzania środowiskowego. 

Dla organizacji stosujących EMAS oraz zarejestrowanych w EMAS istotna będzie data 14 września 2018 r. Organizacje te, bowiem albo dokonają przeglądu swoich systemów według trybu i zasad określonych na dotychczasowych zasadach tj. wynikających z Rozporządzenia EMAS nr 1221/2009. W tej sytuacji datą końcową, do której przegląd i rejestracja będą obowiązywały, będzie data 14.09.2017r. Albo też odłożą proces odnowienia rejestracji w EMAS do dnia 14.09.2018 r. i po tej dacie, organizacje odnowią go, zgodnie z nowymi zapisami, określonymi w Rozporządzeniu 2017/1505.  

Po włączeniu normy ISO 14001:2015 do załącznika II Rozporządzenia 2017/1505 w EMAS zostały zachowane następujące, wyróżniające go cechy:

• wykazana zgodność z prawem,

• zaangażowanie w ciągłą poprawę efektów działalności środowiskowej,

• obowiązkowe informowanie ogółu społeczeństwa,  

• udział pracowników.