Nic na siłę w mediacji dla branży morskiej

Budowanie świadomości prawno-mediacyjnej to zadanie dla środowiska prawniczego, mediatorów, całego środowiska propagującego idee mediacji oraz podmiotów, które już skorzystały z mediacji, która przyniosła dla nich wymierne korzyści. Zasadniczym celem jest, aby przeważającą część sporów rozwiązywać dużo szybciej i taniej w przestrzeni mediacyjnej, a nie w sądzie powszechnym.

Dla przypomnienia mediacja to polubowny sposób rozwiązania sporu, podczas którego w nieformalnych okolicznościach dwie pozostające w konflikcie strony, z pomocą osoby mediatora mogą znaleźć rozwiązanie swojej sprawy. To bardzo uproszczona definicja. Sposób, który jest alternatywą do wejścia w spór w sądzie, ale nie tylko. Mediacja możliwa jest na każdym etapie postępowania. Może wyjść od samych stron, może ją również zainicjować sąd.

Mediatorzy pracują na zlecenie Sądów, ale również na zlecenie samych stron. Strony z pomocą mediatora, same bądź z pełnomocnikami, poprzez rozmowę, poznanie perspektywy drugiej strony szukają rozwiązania dzielącego ich sporu i jeśli uda im się wypracować porozumienie kończą mediację podpisaniem ugody. Temat ugody będziemy przybliżać przy okazji kolejnych publikacji. To co jest ważne z perspektywy podmiotów zainteresowanych mediacją to zasady jej stosowania. Istnieje pięć zasad mediacji, bez których niemożliwe jest jej przeprowadzenie.

Wszystkie one wynikają z art. 183 Kodeksu Postępowania Cywilnego i są po to, aby zarówno strony, pełnomocnicy, jak również mediator prowadzący mediacje czuli się bezpiecznie w tak stworzonej „ramie” prawnej. Zasady te można nazwać wielką piątką mediacji- dobrowolność, akceptowalność, bezstronność, neutralność i poufność. Są to zasady podstawowe, które wyznaczają kierunek i gwarantują bezpieczeństwo wszystkich uczestników mediacji. Perspektywa dobrowolności jest inaczej postrzegana przez strony, inaczej też przez pełnomocników czy mediatorów.

Dobrowolność

Barbara Matysiak (Mediator Bałtyckiego Centrum Mediacji Gospodarczych przy BSSC, stały mediator przy Prezesie Sądu Okręgowego w Gdańsku i w Warszawie): Pierwszą zasadą, od której wszystko się zaczyna jest DOBROWOLNOŚĆ. Co to oznacza? Nie mniej, nie więcej niż to, że udział w mediacji jest dobrowolny. Nikogo nie można zmusić do mediacji, nikt nie może brać w niej udziału wbrew własnej woli. Przykładowo w Wielkiej Brytanii mediacje też są dobrowolne, ale strony sporu zawsze wiedzą, że najpierw należy skorzystać z mediacji, bo to jest szybsze, tańsze i przede wszystkim to jest ich rozwiązanie, a brak zgody na mediacje może oznaczać długoletni i kosztowny proces sądowy, z brakiem gwarancji na rozwiązanie korzystne dla stron.

Jeśli mediacja wychodzi z Sądu, Sąd może skierować strony na obowiązkowe spotkanie informacyjne do mediatora, ale tam już strony mają wolną wolę na zgodę bądź brak zgody na mediacje. Co więcej strony na każdym etapie mogą zrezygnować z mediacji, a zawarcie ugody nie jest obowiązkowe, musi być ona zrozumiała i zawarta dobrowolnie. Strony mają wpływ nie tylko na mediatora, ale na treść ugody, przebieg rozmowy, ilość posiedzeń mediacyjnych.

W pracy mediatora brałam udział w mediacji, gdzie jeden Sąd skierował do mediacji dwie duże firmy zajmujące się wymianą energii. Obie firmy znane i szanowane. Obie współpracujące z branżą morską. Obie wiele lat współpracowały. Jedna z nich zapomniała na chwilę o perspektywie długiej kooperacji, zwłaszcza jeśli chodzi o wielomilionowe kontrakty i długą współpracę i firmy zerwały ją. Procesowały się wiele lat, aż Sąd skierował je do mediacji. Strony sporu, najpierw niechętne do jakichkolwiek rozmów, zgodziły się. Mediacje nie były łatwe, za prawnikami stały Zarządy, każde najmniejsze ustępstwo musiało być poparte uchwałami zarządów firm. Kilka razy drobna zmiana wywracała wypracowaną ugodę do góry nogami i trzeba było na nowo wracać do rozmów. Wiele długich tygodni rozmów i pracy pełnomocników, mediatora spowodowało jednak, że firmy wypracowały i podpisały ugodę. Może nawet wrócą albo już wróciły do wcześniejszej współpracy, bo właśnie dobrowolnie podjęły trud i wypracowały dobrowolnie rozwiązanie.

Radca prawny Mateusz Romowicz (Legal Marine): Z perspektywy profesjonalnego pełnomocnika zasada dobrowolności przy mediacji ma bardzo duże znaczenie praktyczne. W pierwszej kolejności należy wskazać, iż zasada ta daje bardzo dużą elastyczność stronom sporu. Z mediacji można skorzystać na każdym etapie trwającego sporu, pod warunkiem oczywiście, że zainteresowani są świadomi korzyści płynących z tej drogi pozasądowego rozwiązywania sporów. Z mojej praktyki wynika, że mediacja możne okazać się bardzo przydatna w skomplikowanych stanach faktycznych, gdyż dzięki mediacji można m.in. wiele kwestii dowodowych i faktograficznych najzwyczajniej w świecie uporządkować, co z kolei powinno prowadzić do zobiektywizowania stanowisk prezentowanych przez strony sporu. Warto tu również zauważyć, że bardzo często bariery językowe powodują, że spór między stronami się pogłębia, dlatego też możliwość prowadzenia mediacji w dowolnym języku przy udziale tłumaczy przysięgłych, często pomaga dużo głębiej zrozumieć stronom wzajemne stanowiska w sporze, co z kolei może okazać się kluczowe w wypracowywaniu potencjalnej ugody.

Z pewnością kolejną bardzo cenną korzyścią płynącą z zasady dobrowolności jest to, że sposób prowadzenia negocjacji można ułożyć bardzo różnorako, co umożliwia każdorazowo dostosowanie powyższego do specyfiki sporu lub samych stron. Jest to bardzo ważne, szczególnie gdy mamy do czynienia z podmiotami z różnych państw, których reprezentanci są wychowani w różnej kulturze prawnej. Należy pamiętać, iż każda nacja inaczej prowadzi negocjacje, ma inną mentalność i świadomość prawną, co z kolei wymaga dużo zaangażowania od pełnomocnika, aby odpowiednio „przepracować” sprawę z klientem na gruncie danego prawa.

Dzięki elastyczności, którą daje mediacja można obrać taki sposób prowadzenia rozmów, aby między stronami znaleźć wspólną płaszczyznę negocjacyjną co z założenia znacząco zwiększa szansę na powodzenie mediacji.

Dobrowolność czy manipulacja

Barbara Matysiak (Mediator Bałtyckiego Centrum Mediacji Gospodarczych przy BSSC, stały mediator przy Prezesie Sądu Okręgowego w Gdańsku i w Warszawie): Dobrowolność to zasada choć oczywista, często jest wykorzystywana przez strony. Zwłaszcza w sporach gospodarczych, gdzie zdarza się, że osoby decyzyjne w sporze zasłaniają się tą zasadą i rezygnują z mediacji poniekąd ściągając z siebie odpowiedzialność np. przed zarządem. Bo, mimo, że w mediacji to strony mają wpływ na rozwiązanie, i to strony są autorami ugody, to oddając los spraw firmowych w ręce Sądu, firmy mogą nawet przy najgorszym postanowieniu/wyroku Sądu zdjąć z siebie odpowiedzialność. Zapominając o tym, że sprawy, zwłaszcza o dużym ciężarze gatunkowym potrafią ciągnąć się latami narażając firmę na duże koszty, nierzadko na stworzenie rezerw w firmie, koszty pełnomocników, a przede wszystkim niepotrzebny stres.

Tu też można podać przykład firmy zajmującej się produkcją części do statków, która współpracowała z przewoźnikiem, który miał dostarczyć towar do pewnego kraju. Kontrakt został zrealizowany, towar dostarczony. Z powodów nadzwyczajnych okoliczności armator wcześniej zakończył transport i rozpoczął procedurę celną. Towar został dostarczony na miejsce, ale powstały koszty nadzwyczajne. Firmy nie współpracowały wcześniej, jedna z nich nie znała specyfiki branży morskiej. Nie chciała zapłacić kosztów nadzwyczajnych zarzucając przewoźnikowi, że źle oszacował ryzyko. Sprawa trafiła do Sądu, Sąd skierował strony do mediacji. Mimo, że obie strony wiedziały, że proces może trwać długo nie zgodziły się na mediacje. Przedstawiciele firm obawiali się, że każde ich działanie, które będzie polegało na odstąpieniu od części żądań narazi ich na złą ocenę zarządu. Po dwóch miesiącach dzięki pełnomocnikom, strony zgodziły się na mediacje, wiedząc, że nie tracą nic podejmując mediacje. Strony podczas mediacji wyjaśniły, jak wygląda transport drogą morską, jakie mogą powstać ryzyka, jak można się zabezpieczyć w umowę. Co ważniejsze umówiły się na kolejne zlecenia, a mediacje zakończyły się ugodą. W w/w mediacji jest jeszcze inna ważna kwestia a mianowicie decyzyjności armatora, czy strony trzeciej, ale to już temat na inną publikację.

Radca prawny Mateusz Romowicz (Legal Marine): Jak w każdych negocjacjach i próbach rozwiązania sporu, bardzo dużo zależy od postawy strony oraz chęci czynienia sobie wzajemnych ustępstw, co często jest wypadkową świadomości swojej pozycji procesowej w razie sporu przed Sądem. Dużą rolą pełnomocnika jest to, aby tę świadomość zbudować u Klienta. Często sam pełnomocnik musi wykonać swego rodzaju „pracę u podstaw” i uświadomić Klientowi jaka jest jego faktyczna pozycja procesowa, która w odczuciu Klienta jest dużo mocniejsza niż faktycznie wynika to np. z przepisów procedury cywilnej lub ugruntowanych linii orzeczniczych.

Z pewnością, sytuacja, w której wykorzystuje się mediację, tylko jako punkt do „odhaczenia” tak, aby przed sądem wykazać jakąś pozorną wolę polubownego zakończenia sporu, całkowicie odziera z sensu korzystanie z mediacji. Oczywiście w praktyce, dla podmiotów gospodarczych, które z takich czy innych przyczyn chcą przedłużać spór, mediacja może stać się instrumentem do takich zabiegów. Niemniej jednak nie w tym celu strony powinny korzystać z mediacji.

Z mojej praktyki wynika, że coraz więcej podmiotów podejmuje faktyczne próby wypracowania ugody w zakresie mediacji, gdyż potencjalne koszty i upływ czasu w przypadku sporu sądowego są bardzo dobrą zachętą do jak najbardziej efektywnych działań w mediacji.

W obrocie gospodarczym to co ma kluczowe znaczenie to również zaangażowanie zasobów ludzkich w spór sądowych, a często bywa ono bardzo znaczne. W bardziej rozbudowanych sporach, Klient musi zaangażować swój dział techniczny, księgowość i oczywiście Zarząd, aby przez kilka a nawet kilkanaście tygodni przygotować odpowiedni materiał do Sądu, co z kolei może prowadzić do utrudnień w bieżącym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Czasami wieloletni i skomplikowany spór tworzy wielkie ryzyko „utraconych szans biznesowych”, szczególnie dla mniejszych firm, które nie zostały dostrzeżone na czas z uwagi na zaangażowanie w wieloletni toczący się spór.

Rola pełnomocnika a dobrowolność

Barbara Matysiak (Mediator Bałtyckiego Centrum Mediacji Gospodarczych przy BSSC, stały mediator przy Prezesie Sądu Okręgowego w Gdańsku i w Warszawie): Pełnomocnik stron w czasie mediacji ma istotne znaczenie z punktu widzenia strony, ale też z punktu widzenia mediatora. To od niego w największej mierze zależy, czy strony zgodzą się na mediację. To on najbardziej ma wpływ na dobrowolność w mediacji.

Dla strony jest przede wszystkim doradcą, osobą, która ma zadbać o interes strony, ale również być strażnikiem czy gwarantem, iż zawarta ugoda będzie zgodna z przepisami prawa. Pełnomocnik bardzo często jest osobą, która w imieniu klienta podejmuje decyzje. Z perspektywy mediatora to osoba, która może pomóc w konstruktywnym stworzeniu rozwiązania, osoba zachęcająca do mediacji. Z doświadczenia mediacyjnego wynika, że to jaki pełnomocnicy mają stosunek do mediacji przekłada się bezpośrednio na decyzje ich klientów, co do udziału w mediacji. W postępowaniu sądowym zdarza się też, że jest to element gry procesowej, która realizuje ukryty interes strony, a nie zmierza do zawarcia porozumienia.

Pełnomocnik może sam w imieniu swojego klienta uczestniczyć w mediacji i wystarczy mu do tego pełnomocnictwo szczególne lub rodzajowe udzielone na podstawie art. 98 k.c.

Radca prawny Mateusz Romowicz (Legal Marine): Uważam, że punktem wyjścia dla pełnomocnika, jeśli chodzi o mediację, jest jego własne przekonania, że taka droga w ogóle ma sens i jest możliwą w danej sytuacji oraz optymalną formą rozwiązania danego sporu. Sprawy są bardzo różne i nie wszystkie na początku kwalifikują się do mediacji, ale to właśnie rolą pełnomocnika jest ocena tego na jakim etapie sporu i czy w ogóle jest sens korzystać z mediacji. To pełnomocnicy obu stron powinni starać się przekonać swoich Klientów do tego, aby dobrowolnie tą drogą rozwiązać spór. Jeżeli pełnomocnik nie naświetli Klientowi korzyści płynących z mediacji m.in. dobrowolności, elastycznej formuły jej prowadzenia, niskich kosztów, szybkości to Klient w większości przypadków nie będzie świadom potencjału płynącego z mediacji, a tym samym nie weźmie jej nawet pod uwagę.

W niektórych przypadkach trzeba przełamywać bariery mentalne Klientów, dla których jedyną przestrzenią rozwiązywania sporów jest sąd powszechny, co w wielu przypadkach jest niezbyt fortunną drogą rozwiązania sporu. Nie bez kozery mawia się, że w sądach nie znajdujemy sprawiedliwości tylko jej wymiar.

Pełnomocnik często nie jest w stanie określić szans powodzenia danej sprawy w sądzie z uwagi na zbyt wiele zmiennych. Niestety bardzo często polskie sądy wydają dość zaskakujące wyroki, a bywa i tak, że co do pewnych węzłowych problemów prawnych bardzo dużo zależy od składu orzekającego w danej sprawie, który może prezentować zupełnie inne stanowisko niż inny skład orzekający. Co więcej, należy pamiętać, iż linie orzecznicze się zmieniają, może dojść do sytuacji, że w trakcie wieloletniego sporu pojawi się np. uchwała 7 sędziów Sądu Najwyższego, która rozstrzygnie dany problem prawny na niekorzyść Klienta, a właśnie tą uchwałą będzie sugerował się sąd właściwy wydający wyrok w sprawie.

Jednym ze świetnych argumentów „za” korzystaniem z mediacji jest prekluzja dowodowa w postępowaniach gospodarczych, która sprowadza się do tego, że w wielu sytuacjach procesowych, na późniejszych etapach sporu, sąd już nie przyjmie dowodów zgłoszonych przez stronę, gdy w ocenie sądu mogły być one wniesione na wcześniejszych etapach toczącej się sprawy. Prowadzi to do sytuacji, w której sąd rozstrzygając spór przyjmuje tylko do rozstrzygania w istocie „okrojony” materiał dowodowy, co bardzo często budzi poczucie krzywdy u zainteresowanego.

Co więcej, rola pełnomocnika nabiera szczególnej wagi w przypadku wieloletnich projektów realizowanych przez strony sporu, które bardzo często pomimo antagonistycznych stanowisk muszą wypracować wspólne stanowisko, aby jak najefektywniej i zarazem w miarę możliwości bezkolizyjnie współpracować w kolejnych latach.

Podsumowanie

Reasumując, zasada dobrowolności może okazać się zbawienna dla stron sporu, gdyż daje szansę na rozpoczęcie postępowania mediacyjnego, czy to w efekcie skierowania do mediacji przez sąd czy to w efekcie porozumienia mediacyjnego (klauzuli mediacyjnej) na każdym etapie trwającego sporu. Często w sporach dochodzimy do impasu, który powodowany jest niezrozumieniem postaw i intencji drugiej strony. Niestety procedura cywilna zbyt często nie tworzy wystarczającej płaszczyzny dla stron, aby to wzajemne zrozumienie wypracować.

W takich sytuacjach przychodzi w sukurs mediacja, która umożliwia bardzo różnorodne, elastyczne, a przede wszystkim dobrowolne możliwości budowania świadomości stron co do wielu kluczowych elementów sporu np. intencji stron, faktycznej wartości posiadanego materiału dowodowego, doprecyzowania stanowisk.

W efekcie powyższego, przy odpowiednich postawach mediatora i pełnomocników oraz oczywiście samych zainteresowanych, może dojść do zawarcia ugody, co z wielu względów będzie zawsze dużo bardziej korzystne niż wieloletni spór zakończony wyrokiem.